문서를 이메일로 보내려다 용량이 너무 커서 업로드가 되지 않거나, 회사 업로드 시스템에서 용량 제한에 걸려 당황한 경험이 한 번쯤은 있으실 것입니다. 이럴 때 대부분 “대충 압축해서 보내면 되겠지”라고 생각하고 시작하지만, 막상 검색해 보면 사이트도 너무 많고, 품질은 괜찮을지, 개인정보는 안전한지 걱정이 앞서게 됩니다. 실제로 같은 PDF라도 어떤 방법을 쓰느냐에 따라 용량과 화질, 그리고 보안 수준이 꽤 크게 달라지기 때문에, 몇 가지 원리를 알고 선택하는 것이 중요합니다. PDF 파일 압축하는 쉬운 방법을 이야기 해보려고 합니다.
PDF 용량이 커지는 가장 큰 이유는 고해상도 이미지, 스캔본 페이지, 사용하지 않는 글꼴 임베딩, 주석·첨부파일 같은 부가 요소들 때문입니다. 따라서 좋은 압축 방식이란 “이미지와 글꼴, 불필요한 정보를 얼마나 효율적으로 줄이느냐”에 달려 있습니다. 이 관점으로 각 방법의 장단점을 이해하면, 상황에 맞는 선택이 훨씬 쉬워집니다.
또 하나 기억해야 할 점은, 용량을 줄인다는 것은 어느 정도의 품질 손실을 동반할 수밖에 없다는 사실입니다. 특히 사진이 많은 보고서, 카탈로그, 포트폴리오의 경우 압축 후 글자는 선명해도 이미지가 흐릿해질 수 있습니다. 반대로 텍스트 위주 문서나 스캔한 계약서처럼 내용 확인이 목적이라면 다소 품질을 낮춰도 크게 문제가 없는 경우가 많습니다. 이런 차이를 염두에 두고, 아래 방법들을 필요에 따라 조합해서 활용하면 좋습니다.
1. 온라인 무료 PDF 압축 도구 활용
가장 접근성이 좋은 방법은 웹사이트에서 제공하는 무료 PDF 압축 도구를 활용하는 것입니다. 별도의 프로그램을 설치하지 않고, 브라우저에서 사이트에 접속한 뒤 PDF 파일을 업로드하고 압축된 결과물을 다시 내려받는 방식입니다. 사용법이 거의 비슷하기 때문에, 한 번만 익혀두면 어느 사이트를 이용하더라도 어렵지 않게 사용할 수 있습니다.
일반적인 사용 순서는 다음과 같습니다.
- 압축 도구를 제공하는 웹사이트에 접속합니다.
- “PDF 파일 선택”, “여기에 파일 놓기”와 같은 버튼을 눌러 압축할 PDF를 업로드합니다.
- 제공되는 경우, 압축 강도(기본/강함/약함 등)를 선택합니다. 보통 기본 또는 추천 압축이 품질과 용량 사이의 균형이 좋습니다.
- “압축” 또는 “시작” 버튼을 눌러 압축을 실행합니다.
- 처리가 끝나면 “다운로드” 버튼을 눌러 용량이 줄어든 PDF를 저장합니다.
대표적인 사이트들은 다음과 같은 특징이 있습니다.
Smallpdf(스몰피디에프)는 인터페이스가 매우 단순하고 직관적이라 처음 사용하는 사람도 금방 적응할 수 있습니다. 기본 압축(좋은 품질, 좋은 압축) 옵션은 무료로 제공되며, 더 강력한 압축이나 추가 기능은 유료 서비스로 제공됩니다. 계정 없이도 일정 횟수까지는 무료로 이용 가능한 경우가 많으나, 무료 사용 횟수나 업로드 가능한 파일 크기에 제한이 있을 수 있다는 점을 염두에 두어야 합니다.
ILovePDF(아이러브피디에프)는 PDF 합치기, 나누기, 변환 등 다양한 도구를 함께 제공하는 서비스입니다. “추천 압축”은 무료로 제공되며, “극심한 압축”처럼 더 작은 용량을 목표로 하는 옵션도 있습니다. 다만 압축 강도가 강해질수록 이미지 품질 저하가 눈에 띌 수 있으므로, 먼저 추천 압축으로 결과를 확인한 뒤 필요시 강한 압축으로 다시 시도하는 식으로 단계적으로 조정하는 편이 좋습니다.
Adobe Acrobat Online(어도비 아크로뱃 온라인)은 PDF 형식을 만든 회사에서 운영하는 웹 서비스로, 비교적 안정적인 품질과 호환성을 기대할 수 있습니다. 무료 계정을 만들어 사용하는 경우가 많으며, 로그인 없이 체험 가능한 범위가 정해져 있을 수 있습니다. 일반적으로 문서 구조나 글꼴 처리에서 안정적인 결과를 보여 주는 편이므로, 레이아웃이나 글꼴 깨짐이 걱정될 때 시도해 볼 만합니다.
온라인 PDF 압축 도구의 장점은 매우 분명합니다. 프로그램 설치가 필요 없고, 브라우저만 있으면 어디서든 바로 이용 가능하며, 인터페이스가 단순하여 컴퓨터 사용에 익숙하지 않은 사람도 쉽게 따라 할 수 있습니다. 특히 급하게 용량만 줄이면 되는 상황에서는 이 방법만으로도 충분히 목적을 달성하는 경우가 많습니다.
2. macOS 사용자를 위한 ‘미리보기’ 앱 활용
macOS를 사용하는 경우, 별도의 프로그램을 설치하지 않고도 기본으로 제공되는 ‘미리보기(Preview)’ 앱만으로 PDF 용량을 줄일 수 있습니다. 이 방법은 네트워크 연결이 필요 없고, 시스템에 이미 설치되어 있기 때문에 보안 상의 이유로 온라인 서비스를 쓰기 어려운 환경에서 특히 유용합니다.
사용 방법은 다음과 같습니다. 먼저 압축하려는 PDF 파일을 더블클릭하여 미리보기 앱으로 엽니다. 기본 설정을 바꾸지 않았다면 PDF는 자동으로 미리보기로 열립니다. 상단 메뉴에서 “파일(File)”을 클릭한 뒤, “내보내기(Export)” 항목을 선택합니다. 내보내기 창이 열리면 포맷(Format)을 PDF로 유지한 상태에서 “Quartz 필터(Quartz Filter)” 드롭다운 메뉴를 엽니다. 여러 옵션 중에서 “파일 크기 줄이기(Reduce File Size)”를 선택하고, 파일 이름과 저장 위치를 지정한 뒤 “저장(Save)” 버튼을 누르면 용량이 줄어든 새 PDF가 생성됩니다.
이 방식의 가장 큰 장점은 속도와 편의성입니다. 추가 설치 없이 바로 사용할 수 있고, 인터넷이 안 되는 환경에서도 문제없이 동작합니다. 또한 문서가 외부 서버로 전송되지 않기 때문에, 내부 문서나 민감한 정보를 다룰 때 상대적으로 안심하고 사용할 수 있습니다. 조직 내에서 외부 웹서비스 업로드를 제한해 둔 경우에도 간편하게 쓸 수 있는 방법입니다.
3. 전문 PDF 편집 프로그램(Adobe Acrobat Pro 등) 활용
업무상 PDF를 자주 다루거나, 이미지 품질과 용량 사이의 균형을 섬세하게 조절해야 하는 경우에는 전문 PDF 편집 프로그램을 사용하는 편이 더 적합합니다. Adobe Acrobat Pro를 비롯해 다양한 상용 프로그램이 존재하며, 이들 도구는 단순 압축을 넘어 글꼴 최적화, 불필요한 개체 제거, 중복 이미지 통합 등 고급 기능을 제공합니다.
Adobe Acrobat Pro를 예로 들면, PDF 파일을 연 뒤 “파일(File)” 메뉴에서 “다른 이름으로 저장(Save As Other)”을 선택하고, “크기가 줄어든 PDF(Reduced Size PDF)” 기능을 통해 간단히 용량을 줄일 수 있습니다. 이 과정에서 호환성 버전을 선택할 수 있는데, 너무 오래된 버전을 선택하면 최신 기능이 제대로 반영되지 않을 수 있고, 너무 최신 버전을 고르면 오래된 뷰어에서 열리지 않을 가능성이 있습니다. 주로 문서를 공유받는 상대방의 환경을 고려해 선택하는 것이 좋습니다.
보다 세밀한 최적화가 필요할 때는 같은 메뉴의 “PDF 최적화(Optimized PDF)” 기능을 사용할 수 있습니다. 이 기능을 통해 이미지 압축 방식과 해상도, 글꼴 포함 여부, 사용하지 않는 개체나 주석 제거 등 여러 항목을 개별적으로 조정할 수 있습니다. 예를 들어, 사진이 많은 브로셔의 경우 이미지만 중간 정도 해상도로 낮추고, 텍스트와 벡터 그래픽은 최대한 그대로 유지하도록 설정하여, 용량은 크게 줄이면서도 인쇄 품질에는 큰 영향을 주지 않도록 조절할 수 있습니다.
전문 프로그램을 활용하는 방식의 장점은, 무엇보다도 결과의 품질을 세밀하게 제어할 수 있다는 점입니다. 필요하다면 문서 내 특정 페이지의 이미지만 리샘플링하거나, 포함된 글꼴 중 실제로 사용되지 않는 글꼴 데이터를 제거하는 등의 작업도 가능합니다. 기업 환경에서는 문서 보안, 전자서명, 접근성(Accessibility) 설정까지 한 번에 관리할 수 있다는 점도 큰 이점입니다.
반면, 이러한 프로그램은 대개 유료이며, 구독 형태로 비용이 지속적으로 발생하는 경우가 많습니다. 또한 기능이 방대하다 보니, 단순히 PDF 용량만 줄이고 싶은 사용자가 처음 접했을 때는 메뉴와 옵션이 복잡하게 느껴질 수 있습니다. 일정 수준 이상의 학습이 필요하고, 사용 빈도가 낮다면 비용 대비 효율이 떨어질 수 있습니다. 따라서 자주 PDF를 편집하거나, 인쇄용 고품질 문서를 다루는 빈도가 높은 경우에 특히 적합한 선택이라고 할 수 있습니다.