업무를 하다 보면 워드로 작성한 보고서나 제안서를 PDF로 바꿔서 보내야 할 때가 자주 있습니다. 처음에는 인쇄를 눌렀다가 취소하고, 온라인 사이트를 검색해 보기도 하면서 여러 가지 방법을 시도하게 되는데요. 실제로 몇 가지 방식을 비교해 보면, 결과물의 품질이나 보안, 편리함에서 차이가 꽤 크게 느껴집니다. 아래에서는 경험상 가장 안정적이고, 실제로 많이 쓰이는 워드를 PDF로 변환하는 쉬운 방법들을 정리해 보겠습니다.
1. 워드 자체 기능으로 PDF 저장하기 (가장 권장되는 방법)
Microsoft Word에는 별도의 프로그램 없이도 문서를 바로 PDF로 저장하는 기능이 내장되어 있습니다. 글꼴, 여백, 머리말과 바닥글, 하이퍼링크, 책갈피 등 대부분의 요소를 안정적으로 유지해 주기 때문에 품질 면에서 가장 추천하는 방법입니다. 아래 설명은 주로 최신 버전(예: Microsoft 365, Word 2016 이후 버전)을 기준으로 하되, 구버전에서도 거의 비슷한 메뉴 구성을 가지고 있습니다.
1-1. ‘다른 이름으로 저장’ 기능 사용
이 방법은 대부분의 워드 버전에서 공통적으로 사용할 수 있는 방식입니다.
1. 워드 문서 열기: PDF로 변환하려는 워드(.doc 또는 .docx) 문서를 연 상태에서 작업을 시작합니다.
2. ‘파일’ 탭 클릭: 왼쪽 상단 메뉴에서 ‘파일’을 클릭합니다.
3. ‘다른 이름으로 저장’ 선택: 나타나는 메뉴에서 ‘다른 이름으로 저장’ 또는 ‘다른 이름으로’ 메뉴를 선택합니다.
4. 저장 위치 선택: 문서를 저장할 폴더를 선택합니다. 바탕화면, 문서 폴더, 네트워크 드라이브 등 원하는 위치를 선택할 수 있습니다.
5. 파일 형식 선택: 저장 창에서 파일 이름 아래에 있는 ‘파일 형식’ 또는 ‘형식’ 드롭다운을 클릭한 뒤 ‘PDF’를 선택합니다.
6. 옵션 설정 (필요한 경우): 같은 창에 있는 ‘도구’ 또는 ‘옵션’ 버튼을 눌러 페이지 범위(전체, 일부 페이지만), 문서 속성 포함 여부, 표시 품질(표준, 온라인 게시용 등)을 조절할 수 있습니다.
7. 저장 클릭: 설정을 확인한 뒤 ‘저장’ 버튼을 누르면, 선택한 위치에 PDF 파일이 생성됩니다.
1-2. ‘내보내기’ 기능 사용 (최신 워드 버전)
Microsoft 365나 최신 Word 버전에서는 ‘내보내기’ 메뉴를 통해 보다 직관적으로 PDF를 만들 수 있습니다. 기능 자체는 ‘다른 이름으로 저장’과 유사하지만, PDF/XPS 설정을 한 화면에서 조정하기가 편리합니다.
1. 워드 문서 열기: 변환하려는 문서를 엽니다.
2. ‘파일’ 탭 클릭: 상단 왼쪽의 ‘파일’을 클릭합니다.
3. ‘내보내기’ 선택: 왼쪽 메뉴에서 ‘내보내기’를 클릭합니다.
4. ‘PDF/XPS 문서 만들기’ 선택: ‘PDF/XPS 문서 만들기’ 항목을 선택합니다.
5. ‘PDF/XPS 만들기’ 버튼 클릭: 오른쪽에 나타나는 ‘PDF/XPS 만들기’ 버튼을 클릭합니다.
6. 저장 위치 및 이름 지정: 파일을 저장할 폴더와 이름을 정한 뒤, 파일 형식이 ‘PDF’로 되어 있는지 확인합니다.
7. 옵션 설정 후 게시: ‘옵션’ 버튼을 눌러 페이지 범위, 책갈피, 태그 지정 여부 등을 설정하고, ‘게시’ 또는 ‘확인’을 누르면 PDF가 생성됩니다.
1-3. 워드에서 PDF 저장 시 알아두면 좋은 설정
워드 자체 기능을 사용할 때는 단순 저장만 해도 충분하지만, 조금 더 세밀한 제어가 필요할 때 아래 항목들을 확인해 두면 좋습니다.
1. 페이지 범위: 특정 페이지만 PDF로 만들고 싶다면, ‘옵션’에서 ‘현재 페이지’, ‘페이지 범위 지정(예: 2-5, 7)’을 선택할 수 있습니다.
2. 온라인 게시용 최적화: 용량을 줄이고 싶다면 ‘온라인 게시용(파일 크기 최소화)’ 옵션을 선택합니다. 다만 이미지 품질이 다소 떨어질 수 있습니다.
3. 문서 구조 태그 포함: 접근성이나 목차, 북마크 기능을 활용하려면 ‘문서 구조 태그 포함’ 옵션을 켜 두는 것이 좋습니다.
4. 암호 설정: 일부 워드 버전에서는 PDF를 만들 때 열기 암호 또는 편집 제한 암호를 설정할 수 있습니다. 공유 범위가 제한된 문서라면 이 기능을 검토해 볼 만합니다.
2. 온라인 무료 변환 사이트 활용하기
워드 프로그램이 설치되어 있지 않거나, 모바일·공용 PC에서 빠르게 변환해야 할 때는 웹 기반 변환 사이트가 유용합니다. 다만, 개인정보나 회사 기밀이 담긴 문서라면 반드시 보안을 우선적으로 고려해야 합니다.
2-1. 대표적인 온라인 변환 서비스
다음과 같은 사이트들이 워드 파일을 PDF로 변환하는 데 자주 사용됩니다.
1. Adobe Acrobat 온라인 Word-PDF 변환기: Adobe에서 제공하는 공식 서비스로, 포맷 호환성이 뛰어나고 비교적 신뢰도가 높습니다.
2. Smallpdf: 다양한 형식 간 PDF 변환을 지원하며, 인터페이스가 직관적인 편입니다.
3. iLovePDF: 워드-PDF 변환뿐 아니라 병합, 분할, 압축 등 여러 PDF 관련 기능을 제공합니다.
2-2. 온라인 변환 기본 사용 방법
대부분의 사이트는 비슷한 흐름으로 동작합니다.
1. 사이트 접속: 브라우저에서 원하는 변환 사이트를 엽니다.
2. 파일 업로드: ‘파일 선택’, ‘Word 파일 업로드’ 또는 유사한 버튼을 눌러 변환할 워드 파일을 선택하거나, 페이지에 파일을 끌어다 놓습니다.
3. 변환 실행: 업로드가 완료되면 자동으로 변환이 시작되거나, ‘PDF로 변환’과 같은 버튼을 눌러 변환을 시작합니다.
4. PDF 다운로드: 변환이 끝나면 ‘다운로드’ 버튼을 눌러 생성된 PDF를 컴퓨터나 모바일 기기에 저장합니다.
2-3. 온라인 변환 시 보안 및 제한 사항
온라인 서비스를 사용할 때는 다음과 같은 점을 반드시 유의해야 합니다.
1. 민감한 정보 포함 여부 확인: 주민등록번호, 금융정보, 내부 전략 문서 등 민감한 내용이 포함된 파일은 가급적 온라인 사이트에 업로드하지 않는 것이 안전합니다.
2. 이용 약관 및 개인정보 처리방침 확인: 서비스에 따라 업로드된 파일을 일정 시간 후 자동 삭제한다고 명시하기도 하지만, 실제 보관 기간이나 처리 방식은 사이트마다 다를 수 있습니다.
3. 무료 버전 제한: 일일 변환 횟수, 지원 용량, 동시 변환 개수 등에 제한이 있을 수 있으며, 일부 기능은 유료 결제가 필요할 수 있습니다.
4. 워터마크 여부: 일부 서비스는 무료 사용 시 PDF에 워터마크(서비스 로고 등)를 삽입하기도 하므로, 최종 문서 용도에 맞는지 미리 확인해야 합니다.
3. Windows의 ‘PDF로 인쇄’ 기능 활용하기
Windows 10과 11에는 ‘Microsoft Print to PDF’라는 가상 프린터가 기본 제공됩니다. 워드뿐 아니라 인쇄 기능을 지원하는 거의 모든 프로그램에서 이 프린터를 선택해 PDF 파일을 만들 수 있다는 장점이 있습니다. 다만, 하이퍼링크나 북마크 같은 일부 기능은 제대로 유지되지 않을 수 있습니다.
3-1. ‘Microsoft Print to PDF’로 워드 인쇄하기
1. 워드 문서 열기: 변환하려는 문서를 엽니다.
2. ‘파일’ 탭 클릭: 왼쪽 상단에서 ‘파일’을 클릭합니다.
3. ‘인쇄’ 메뉴 선택: 왼쪽 메뉴에서 ‘인쇄’를 선택합니다.
4. 프린터 선택: 프린터 목록에서 ‘Microsoft Print to PDF’를 선택합니다. 한글 워드프로세서를 함께 사용 중이라면 ‘Hancom PDF’와 같은 가상 프린터가 보일 수도 있습니다.
5. 인쇄 옵션 확인: 필요한 경우 인쇄 페이지 범위, 방향(세로, 가로), 용지 크기 등을 설정합니다.
6. ‘인쇄’ 클릭: ‘인쇄’ 버튼을 누르면 실제 프린터로 출력되는 대신, 파일 저장 창이 나타납니다.
7. 파일 이름과 위치 지정: 파일 이름을 입력하고 저장 위치를 정한 뒤, ‘저장’을 클릭하면 PDF 파일이 생성됩니다.
3-2. 이 방법의 특징과 한계
1. 범용성: 워드 외에도 브라우저, 메모장, 엑셀 등 거의 모든 프로그램에서 같은 방식으로 PDF를 만들 수 있습니다.
2. 서식 유지: 화면에 보이는 인쇄 결과를 그대로 PDF로 옮기는 방식이라 레이아웃은 대부분 안정적으로 유지됩니다.
3. 하이퍼링크·북마크 제한: 일반적인 인쇄 방식이기 때문에, 문서 내 하이퍼링크가 클릭 가능한 링크로 남지 않을 수 있고, 자동 목차를 PDF 북마크로 변환하는 기능도 제공하지 않습니다.
4. 양면 인쇄 미리 확인: 실제 프린터가 아니므로 양면 인쇄 설정은 PDF 생성에는 영향을 주지 않지만, 나중에 이 PDF를 다시 인쇄할 계획이라면 페이지 순서를 고려해 설정하는 것이 좋습니다.
4. 어떤 방법을 선택하면 좋은지에 대한 간단한 기준
PDF 변환 방법은 여러 가지가 있지만, 상황에 따라 자연스럽게 선택 기준이 생깁니다.
1. 워드가 설치되어 있는 경우: 문서의 서식, 하이퍼링크, 목차를 최대한 정확히 유지하고 싶다면 워드 자체의 ‘다른 이름으로 저장’ 또는 ‘내보내기’ 기능을 사용하는 것이 가장 안정적입니다.
2. 공용 PC나 모바일 기기 사용 시: 빠르게 한두 번만 변환하면 되는 경우에는 온라인 변환 사이트를 활용해도 무방하지만, 문서 내용의 민감도를 반드시 먼저 판단해야 합니다.
3. 워드 외 다른 프로그램까지 함께 사용 중일 때: 다양한 프로그램에서 PDF를 만들고 싶다면, Windows의 ‘Microsoft Print to PDF’ 기능이 범용성이 높습니다. 다만 링크나 북마크 유지가 중요할 때는 한계가 있다는 점을 기억해 두는 것이 좋습니다.